Bỏ chứng thực sao y - thêm thời gian lo việc của dân

Ký từ sáng đến tối

Ghé UBND phường Đa Kao (quận 1, TPHCM) để sao y một xấp giấy tờ, ông Nguyễn Duy Nam (ngụ quận 1) cho hay ông chuẩn bị sang nhượng một lô đất. Trước khi làm thủ tục, ông đi chuẩn bị bản chính, bản sao các giấy tờ cá nhân, hộ khẩu và sao y các bản sao. “Bản sao giấy tờ thì đã có bản chính ở bên để nhìn vào đối chiếu, lại cứ đòi phải sao y làm gì cho mất thời gian”, ông Nam phàn nàn.

Tại UBND phường Đa Kao, hàng ngày có khoảng 100 - 120 lượt người dân đến làm thủ tục sao y, chứng thực như ông Nam, với số lượng hồ sơ khoảng 250 bản/ngày. Để đảm bảo phục vụ người dân kịp thời, UBND phường bố trí 2 cán bộ chuyên ngồi ở bộ phận sao y, chứng thực và 1 lãnh đạo phường ngồi ngay đó để trực ký trên các giấy tờ này.

“Số bản ký sáng thứ bảy khoảng 150 bản, còn ngày làm việc trong tuần lên đến 750 bản/ngày. Như vậy, mỗi tuần là gần 4.000 chữ ký, mỗi tháng khoảng 16.000 chữ ký. Phường có 3 lãnh đạo, phải phân công luân phiên trực ký hàng ngày và khi đã trực ký giấy tờ thì không còn thời gian để làm việc gì khác”, bà Ngô Hải Yến, Chủ tịch UBND phường Đa Kao, cho hay.

Lãnh đạo UBND một phường (đề nghị không nêu đơn vị công tác) cho biết bình quân hàng năm, số lượng hồ sơ người dân nộp để chứng thực bản sao từ bản chính - gọi tắt là chứng thực - tại UBND phường là gần 18.000 bản; đồng nghĩa lãnh đạo UBND phường phải ký gần 18.000 chữ ký.

“Nói thật là chúng tôi rất mệt mỏi với việc ký chứng thực vì có nhiều lúc phải ký từ sáng sớm đến chiều tối, có khi thời gian dành để ký chứng thực chiếm hơn 7 tiếng đồng hồ trong ngày làm việc. Do vậy, cán bộ lãnh đạo phường xã thị trấn thường không có nhiều thời gian để đi thực tiễn ở cơ sở; trong khi đây là điều quan trọng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành”, ông chia sẻ.

Việc “lạm dụng” bản sao có chứng thực không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội, mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.

Cán bộ và dân đều ưng

Sự lãng phí về thời gian và tiền bạc của người dân thể hiện qua số lượng rất lớn bản sao được chứng thực tại các UBND phường xã thị trấn và UBND quận huyện. Tại Phòng Tư pháp quận 10 và UBND 15 phường trên địa bàn quận, trong năm 2017 có 987.169 bản sao được chứng thực, năm 2018 con số này là 1.065.158 bản.

Tại quận 1, ông Lâm Ngô Hoàng Anh, Chánh văn phòng HĐND và UBND quận 1, cho hay năm 2018 quận giải quyết gần 585.000 hồ sơ hành chính thì có đến gần 429.000 (chiếm 73%) là hồ sơ sao y, chứng thực. Đặc biệt, lượng hồ sơ sao y chứng thực chiếm đại đa số trong tổng số hồ sơ hành chính được giải quyết ở 10 phường, lên đến hơn 90%.

Về việc sao y, trong nhiều buổi làm việc về cải cách hành chính trên địa bàn TPHCM, đồng chí Nguyễn Thiện Nhân, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TPHCM, cho rằng cần phải tính đến giải pháp xã hội hóa hoạt động sao y chứng thực, giúp cán bộ, công chức, viên chức có thêm thời gian tập trung cho công tác quản lý.

Thời gian qua, quận 1 đã yêu cầu các cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định về việc tiếp nhận bản sao không có chứng thực và tự đối chiếu với bản chính tại các cơ quan; không được yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực nếu pháp luật không có quy định cụ thể. Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, giảm thủ tục hành chính, giảm chi phí và thời gian đi lại, đồng thời giảm áp lực cho các cơ quan.

Ông Nguyễn Văn Dũng, Chủ tịch UBND quận 1, cũng tán đồng về việc quận, phường “nhả” hoạt động chứng thực, giúp quận, phường tập trung vào những việc quan trọng phát triển kinh tế - xã hội.

Ông Lê Quang Sơn, Trưởng phòng Tư pháp huyện Nhà Bè, chia sẻ rằng huyện rất muốn trả sao y chứng thực cho các tổ chức hành nghề. “Công chứng khó hơn sao y chứng thực mà xã hội còn làm được, thì chuyển sao y chứng thực cho các tổ chức hành nghề là hoàn toàn khả thi. Việc gì xã hội “gánh” được thì cơ quan nhà nước không cần ôm đồm”, ông Lê Quang Sơn nói.